Cuando tenemos valores de cuentas y o dimensiones (analítica) que son susceptibles de recibir un coste, el cual debe ser posteriormente repartido a otras cuentas o valores analíticos ‘productivos’, en base a criterios de reparto, esto se realiza en Microsoft Dynamics NAV a través de los «Diarios Periódicos«.
Veámoslo con un ejemplo:
Tenemos dos centros analíticos (Administración, Producción) y determinados gastos indirectos, por ejemplo la luz, deben ser repartidos porcentualmente entre los dos centros.
Una posibilidad sería, en el momento de contabilizar la factura del seguro (1.200 €), introducir dos líneas contra la cuenta 6280002 donde indiquemos en cada una el importe a imputar a cada centro. Esto puede resultar poco operativo si hay muchos centros o si la persona que contabiliza la factura no conoce los criterios de reparto (a menudo complejos).
Por ello, lo más sencillo sería contabilizar estos gastos a repartir a una cuenta y/o dimensión que posteriormente repartamos de forma automática a través de un diario periódico.
Tenemos una cuenta 6280002 «Suministros (a repartir)». Y otra 6280001 «Gastos de Luz».
La contabilización de la factura la haremos a la 6280002 donde podremos hacerlo sin dimensiones analíticas, ya que posteriormente vamos a ejecutar mensualmente un diario que calculará el saldo total de la cuenta y lo repartirá según una «distribución».
Configurar la distribución analítica
Para configurar la distribución analítica de la cuenta anterior, insertaremos una línea en el diario periódico de tipo «Saldo». Este tipo de asiento periódico lo que hace es hacer un apunte por el total del saldo de la cuenta a la fecha del asiento. En la siguiente imagen vemos un ejemplo donde indico que una vez al mes repartiré el saldo de la cuenta 6280002, el último día de mes con un número de documento y descripción variables.
Y al acceder a ‘Distribución’ indicaremos el criterio de distribución y los diferentes destinos que, generalmente va a ser mediante un porcentaje:
De esta manera, cuando contabilicemos el reparto en, Navision hará el siguiente apunte:
Asiento distribución analítica
Y nos dejará el asiento preparado para el registro del siguiente mes, en que volverá a coger el saldo a la fecha de la cuenta origen y lo repartirá según los criterios indicados en la distribución hacia las cuentas y dimensiones indicados.
El único «inconveniente» es que a la hora de calcular el saldo a repartir, el sistema siempre calculará el saldo acumulado hasta la fecha de la cuenta (no nos tendrá en cuenta posibles dimensiones). Si queremos hacer esto para tener varios repartos con origen en la misma cuenta pero diferentes valores analíticos (dimensiones), tendremos que realizar una modificación para permitir el reparto analítico desde el diario periódico por cuenta y dimensiones